Đúng việc

Ưu tiên hóa công việc

Sử dụng ma trận công việc Eisenhower:

  1. Liệt kê tất cả công việc cần làm
  2. Chia công việc thành 4 nhóm:
    1. Quan trọng & Khẩn cấp: Làm ngay lập tức
    2. Quan trọng nhưng Không khẩn cấp: Lên kế hoạch để làm sau
    3. Khẩn cấp nhưng Không quan trọng: Giao cho người khác
    4. Không quan trọng & Không khẩn cấp: Loại bỏ hoặc hạn chế tối đa

Xác định công việc quan trọng

Áp dụng quy tắc 80/20:

  1. Xác định 20% công việc quan trọng nhất
  2. Lên kế hoạch và thời hạn cụ thể cho những công việc này bằng SMART objective
  3. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết

20% công việc quan trọng nhất sẽ tạo ra 80% kết quả ảnh hưởng đến mục tiêu. Do đó, chúng ta sẽ dành thời gian cho 20% công việc quan trọng nhất, và nói "không" với những việc không ưu tiên.

Tự động hóa hoặc ủy quyền

Với mỗi công việc, trả lời các câu hỏi sau:

  1. Có thể loại bỏ nhiệm vụ này không?
  2. Nếu tôi không thể loại bỏ nhiệm vụ này, tôi có thể tự động hóa nó không?
  3. Nhiệm vụ này có thể được ủy quyền hoặc tôi có thế dạy ai đó cách thực hiện nó không?
  4. Tôi có nên thực hiện nhiệm vụ này ngay bây giờ không, hay tôi có thể thực hiện nó sau?

Cụ thể hóa công việc

Sử dụng mô hình SMART:

  1. Xác định mục tiêu cụ thể (Specific) Đừng viết “Tôi muốn làm việc hiệu quả hơn”, hãy viết “Tôi sẽ hoàn thành 5 báo cáo trước thứ Sáu”.

  2. Đặt chỉ số đo lường (Measurable) Sử dụng số lượng, phần trăm, thời gian để đánh giá tiến độ.

  3. Kiểm tra tính khả thi (Achievable) Đừng đặt mục tiêu quá xa vời như “Tăng doanh thu gấp 10 lần trong 1 tuần”.

  4. Đảm bảo tính liên quan (Relevant) Mục tiêu cần gắn với vai trò, phòng ban hoặc chiến lược tổng thể.

  5. Gắn thời hạn rõ ràng (Time-bound) Giúp bạn có động lực và tránh trì hoãn.

Tránh những mục tiêu mơ hồ, thiếu định hướng và dễ bỏ cuộc giữa chừng.